Mogelijkheden


Documentbeheer

Met kerk-beheer.nl haalt u een zeer gebruiksvriendelijk programma in huis. Ons programma is uitermate geschikt om te gebruiken tijdens vergaderingen van de verschillende commissies binnen uw kerkverband.
Het idee achter kerk-beheer is dat alle documenten per commissie op een overzichtelijke manier bij elkaar staan. 

Hoe werkt kerk-beheer?
1. Kerk-beheer werkt met een app die de commissieleden eenmalig op tablet of smartphone installeren. 
2. In deze app wordt een kerklid gekoppeld aan een commissie. 
3. Binnen deze commissie maakt een beheerder een vergadering aan.
4. Aan deze vergadering kunnen documenten gekoppeld worden. 
5. Tijdens de vergadering heeft elke commissielid alle documenten bij de hand.

Voor het downloaden van deze documenten hebt u een werkende internet verbinding nodig. Als deze niet aanwezig is op de locatie van de vergadering kunt u altijd van te voren met 1 druk op de knop alle documenten binnen halen. 
De documenten blijven ook na de vergadering inzichtelijk zodat u er altijd bij kunt zolang u lid bent van deze commissie. 
Bent u geen lid meer van een commissie, dan wordt u weer losgekoppeld van de desbetreffende commissie. 


Reserveringssysteem in tijden van Corona

Vanaf 1 juli geldt er geen maximum meer voor het aantal personen wat bij elkaar mag komen, zolang er maar 1,5 meter afstand wordt bewaard.
Dit betekend ook dat er weer kerkdiensten georganiseerd mogen worden. 
Voor kerken die meer dan 100 personen willen toelaten is het wenselijk een reserveringssysteem te gebruiken. 

Er zijn inmiddels heel wat systemen op de markt, elk met hun eigen werkwijze. 
Het reserveringssysteem van kerk-beheer.nl is deels geautomatiseerd (inschrijving) en deels zit er een handmatige actie (indelen) in. 
Hiermee komen we kerken tegemoet die het reserveren toch graag in eigen hand willen houden. 

Hoe werkt het reserveringssysteem van kerk-beheer?
1. Voordat u dit onderdeel in gebruik neemt is er een eenmalige actie vereist, namelijk het uploaden van de kerkplattegrond, hierin kan de beheerder alle plekken uittekenen. 
2. In het beheer gedeelte worden kerkdiensten aangemaakt. Bij het aanmaken van een dienst kan aangegeven worden van wanneer tot wanneer er voor deze dienst ingeschreven kan worden.  
3. Kerkgangers kunnen op de site van hun eigen kerk een formulier invullen om te reserveren voor een bepaalde dienst. Hiervan ontvangt men een bevestigingsmail. In deze mail staat een link naar de actuele status van de reservering.  
4. Deze reserveringen komen binnen bij de beheerder en hij/zij opent vervolgens de plattegrond en klikt aan welke stoelen er gereserveerd moeten worden voor welke personen. Op deze manier houdt u zelf in de hand hoe de plekken verdeeld worden. In 1 rij kunnen immers minder mensen zitten als ze alleen komen, dan als ze met gezinnen komen.
5. Als alle reserveringen zijn verwerkt krijgen de kerkgangers een bevestigingsmail. Mochten er teveel mensen opgegeven zijn voor deze dienst, ontvangen zij een mail dat ze helaas niet ingedeeld zijn voor deze dienst, via de site kunnen zijn zich eventueel inschrijven voor een andere dienst. 
6. Als de reserveringen definitief zijn kan er een lijst gegenereerd worden met alle gegevens van de kerkgangers. Hierop is dan ook te zien op welke plek zij plaats kunnen nemen. Ook is er eventueel een plattegrond uit te draaien met de persoonsgegevens per zitplaats. Deze overzichten kunt u gebruiken om de kerkgangers naar de juiste plek te leiden.